Como mejoras los tiempos de respuesta al cliente sin saturar el tiempo del propietario? Automatizando el intake y enrutando solicitudes directamente al equipo de asignacion de servicios.

Desafio

El cliente era responsable de atender llamadas y correos, tomar pedidos por telefono, responder consultas de propietarios, visitar obras, coordinar mantenimiento, emitir facturas y gestionar cobros. El riesgo de agotamiento era alto, y el sistema manual de intake no era repetible, sostenible ni escalable.

Solucion

Para mapear cada componente del intake, desde la solicitud del cliente hasta el almacenamiento de datos, evaluamos distintas aplicaciones del mercado. Detectamos que muchas eran costosas e inaccesibles para contratistas residenciales pequenos. Implementamos un formulario de intake integrado al sitio web y a la firma de correo del cliente, y conectamos ese flujo de datos a la aplicacion de comunicaciones del equipo para acceso inmediato en campo.

Resultados

Al cierre del acompanamiento, cada formulario completado se enviaba automaticamente a la aplicacion de asignacion de servicios para uso de todo el equipo operativo. El nuevo proceso libero horas del fundador, redujo errores de transcripcion y permitio enfocarse en ejecucion estrategica, reclutamiento y retencion del personal de campo. El equipo ahora responde solicitudes sin demoras y sin dependencia directa del propietario.

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